Pourquoi répète-t-on si souvent que le désordre sur son bureau nuit à la productivité ? Et pourquoi faut-il constater que si c’est vrai pour un bureau « physique », ce l’est aussi pour le bureau très virtuel de son ordinateur ? Toujours est-il qu’il existe des pratiques assez simples pour remettre de l’ordre, sur son bureau comme dans ses idées, et ainsi (re)gagner en productivité.
Le désordre a ceci de désagréable qu’il a tendance à semer le chaos partout où il passe. On perd des documents importants, on passe des heures à les chercher, mais avant ça, on perd le fil de ses idées qui permettent d’avancer et de progresser dans ses projets.
Débarrassez-vous (rapidement) de l’inutile
Nous avons tous tendance à conserver des dizaines de choses inutiles sur notre bureau. Papiers, post-its, brochures publicitaires, courriers… Cet amas de papier entraîne irrémédiablement une charge mentale importante qui nous empêchera de nous concentrer correctement sur nos tâches. Et que les adeptes de la digitalisation se détrompent : ce n’est pas forcément mieux lorsqu’on fait tout sur un écran d’ordinateur, un smartphone ou une tablette. Là aussi, on est souvent capable de laisser traîner des fichiers dont l’utilité est très relative. La solution est simple : débarrassez-vous rapidement de ce qui est inutile. Sur votre écran comme à côté de votre bureau, une corbeille permettra de rapidement retrouver un espace de travail rangé.
Faites du classement votre routine quotidienne
Tout n’est pas inutile, certes, mais tout ne doit pas forcément se retrouver sur votre bureau, les papiers, même importants, s’accumulant et finissant par disparaître sous des monceaux d’autres choses. Il est important, que ce soit physiquement ou dans une version numérique, de classer tous les documents que vous souhaitez conserver. Il est important de le faire au quotidien pour ne pas se laisser dépasser. Enfin, il est important de hiérarchiser son classement afin que l’on puisse rapidement se tourner vers ce qui est urgent et laisser ce qui ne l’est pas pour les moments où l’on dispose d’un peu plus de temps. Cela permet également, par exemple, de se défaire de documents anciens qui peuvent être remplacés par des versions plus récentes du même document.
Regroupez toutes les informations utiles à votre travail
Avoir des notes de rappel, c’est bien. Quand elles sont dispersées un peu partout, c’est beaucoup moins efficace. Tentez de centraliser les différents facteurs qui font votre travail au quotidien. Tentez dans le même temps de mettre en place une routine pour que les informations que vous notez le soient toujours de la même manière, sur le même type de support. Vous gagnerez ainsi un temps précieux au moment de chercher lesdites informations. Enfin, pensez que les tâches accomplies ne nécessitent plus de rappel. Vous pouvez donc libérer régulièrement vos tableaux et autres murs à post-its de ceux qui sont réellement inutiles. Double satisfaction : vous gagnez de la place pour en placer de nouveaux et vous effectuez un geste clair prouvant que vous avancez dans votre travail.
Soyez prêt(e) pour toutes les opportunités
Votre bureau, ce ne sont pas seulement des documents qui traînent. Ce sont également des outils de travail dont vous pouvez avoir besoin au fil de la journée. C’est pareil pour votre ordinateur. Certes, vous y retrouvez tous vos documents importants, mais également toutes les applications nécessaires à réaliser vos tâches journalières correctement. Il est important que vous puissiez immédiatement avoir accès à tout ce dont vous avez besoin pour travailler efficacement, correctement et rapidement. Organisez tous ces éléments afin de rendre la partie opérationnelle de votre activité professionnelle efficiente.
Vérifiez le bon fonctionnement de l’ensemble de votre matériel
Quel que soit le matériel que vous devez utiliser et qui trône fièrement sur votre bureau, il est important d’en vérifier le bon fonctionnement. C’est vrai pour les ordinateurs qui, une fois défaillants, sont extrêmement chronophages, mais c’est vrai aussi pour le stylo que vous saisissez et où vous vous rendez compte qu’il n’a plus une goutte d’encre. Autant de situations qui vous feront perdre un temps précieux. Veillez aussi à avoir tout ce dont vous pourriez avoir besoin à portée de main afin de ne pas perdre de nombreuses heures, toujours aussi précieuses, à les chercher.
Écartez l’inutile de votre espace de travail
Que ce soit des documents que vous devez conserver (par exemple pour des raisons légales) ou des objets qui n’ont rien à faire dans un bureau, pensez à archiver les uns et à remiser les autres dans une pièce où vous ne pourrez pas être tenté(e) d’être distrait(e). Cette opération passe également par un système d’archivage efficace qui, le cas échéant, vous permettra de retrouver des documents anciens que l’une ou l’autre administration pourrait vous réclamer.
Ne relâchez jamais la pression
C’est sans doute le dernier, mais aussi le meilleur des conseils que l’on puisse vous donner : ne lâchez jamais la pression. Le désordre est un adversaire coriace qui ne manquera aucune occasion de se développer à votre insu. Il est donc important, jour après jour, de poursuivre ses efforts et de ne pas manquer une occasion de mettre en œuvre ces bonnes pratiques qui permettent de réellement faire la différence.
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