Le constat est (malheureusement) clair : pour mener à bien vos activités professionnelles, vous devez gagner en organisation. Mais voilà qui est plus facile à dire qu’à faire. En effet, outre la gestion des clients, d’éventuels collaborateurs, il faut aussi gérer le difficile équilibre entre votre vie privée et votre vie professionnelle. Heureusement, nous avons quelques conseils qui pourraient bien vous venir en aide.
Durant toutes vos études, que ce soit vos parents ou vos professeurs, on vous a répété que le manque d’organisation allait mettre en péril la bonne suite des opérations. Pourquoi en serait-il autrement dans la bonne réalisation de votre rêve entrepreneurial.
Établissez des plannings les plus précis possibles
Cela peut paraître idiot, mais votre temps n’est pas extensible. À force de vouloir tout faire, tout le temps, vous risquez surtout de ne jamais atteindre le premier objectif et donc de vivre une frustration intense, rarement productive. Vous pensiez que passer quelques minutes, chaque jour, à établir un agenda précis des tâches à accomplir était une perte de temps et donc d’argent ? C’est tout le contraire ! En effet, en sachant ce que vous êtes en mesure de faire et pour quand, vous atteignez non seulement vos objectifs, mais vous réalisez aussi ceux de vos propres clients. C’est donc doublement bénéfique.
Multipliez les to-do-list
Voilà une astuce du quotidien qui pourrait vous faire gagner bien du temps (et donc de l’argent, vous le savez, c’est notre leitmotiv). En effet, en établissant une liste des choses à faire, chaque matin, vous savez gérer ce qui est faisable de ce qui est totalement irréaliste. Vous pouvez également mettre un ordre de priorité à certaines tâches afin que les choses importantes ne soient pas reléguées et que des futilités vous prennent trop de temps. Attention, créer sa to-do-list, c’est bien, mais il est important de la suivre et, parfois, d’oser dire qu’il n’y a plus de place pour ajouter autre chose.
Faites de votre agenda un partenaire
Cela rejoint en quelque sorte nos deux premiers conseils. Mais votre agenda devrait être votre meilleur allié. Pas seulement pour y indiquer d’éventuels rendez-vous, professionnels ou non, mais aussi pour y indiquer les plannings et autres listes de tâches que vous aurez créées. Au risque d’enfoncer une porte ouverte, vos journées – comme les nôtres par ailleurs ainsi que celles de vos clients – ne font que 24 heures. Il est donc indispensable de ne pas surcharger celles-ci afin d’éviter tantôt des ne plus suivre nerveusement tantôt de ne plus suivre d’un point de vue purement pragmatique. Inscrire treize tâches qui prennent deux heures sur la même journée, c’est aller droit à l’échec !
Rangez, classez et étiquetez…
Vous en conviendrez, une bonne organisation, c’est arriver à mettre de l’ordre dans sa tête pour savoir quand accomplir quelle tâche. Mais si vous environnement de travail ne suit pas le mouvement, il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas vous organiser au mieux. Il est donc important de ranger votre espace de travail pour que vous puissiez y voir clair, mais aussi de classer les différents documents qui, le plus souvent, s’accumulent sur un coin de votre bureau. Non seulement vous éviterez de rater une échéance importante, mais vous aurez aussi votre esprit libéré de tâches « à accomplir ». Attention, quand vous rangez les choses, pensez à étiqueter celles-ci afin de pouvoir les retrouver facilement. Combien d’heures avez-vous passées, la dernière fois, pour retrouver la facture d’un fournisseur vous permettant de faire jouer une garantie ?
Accordez du temps à ce pour quoi vous êtes bon
Lorsqu’on cherche à mieux s’organiser, il est important de savoir déterminer les tâches pour lesquelles on est efficace et celles qui pourraient demander l’intervention d’une tierce personne. Nous l’avons vu : vous n’avez pas trop de temps pour mener à bien l’ensemble de vos objectifs. Il serait donc dommage d’en perdre en tentant de faire des choses pour lesquelles vous n’avez pas été formé ou pour lesquelles vous n’avez tout simplement pas d’affinités. À titre d’exemple, combien de jeunes entrepreneurs ont perdu un temps précieux et des montants qui ne le sont pas moins en tentant de ne pas confier leur comptabilité à un comptable fiscaliste compétent ?
Faites régulièrement le point
Certains diront qu’il s’agit de faire des pauses, mais le plus important est de prendre des moments à vous pour faire le point sur l’avancée de la réalisation de vos tâches. Nous n’avons pas la science infuse et il peut arriver que nos to-do-list et autres plannings ne soient tout simplement pas réalistes. Faire le point permettra de rectifier le tir suffisamment tôt pour éviter de s’enfoncer dans un problème qui demandera alors des génies organisationnels pour vous en sortir.
Récompensez-vous de vos bonnes pratiques
Ce n’est pas tout que de mettre une organisation de professionnel en place. Il est important, une fois que cela est fait et que l’on a mesuré l’efficacité de son organisation, de s’offrir une récompense. Un exemple ; vous avez réussi à ranger votre bureau et vos facturiers sont à jour ? Pourquoi ne pas vous offrir cette souris ergonomique qui trouvera d’autant mieux sa place sur votre bureau que celui-ci n’est plus recouvert d’une montagne de papiers ?
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