Nous le répétons très souvent (c’est d’ailleurs le thème central de notre newsletter de ce mois) : le temps, c’est de l’argent. Avoir une bonne gestion de celui-ci vous permettra donc d’engranger de meilleurs revenus en moins de temps. Mais la gestion du temps n’est pas chose aisée. Avec les sept conseils suivants, vous devriez améliorer celle-ci de manière significative.
La procrastination est parfois utile à la gestion du temps de travail
On vous l’avoue : jusqu’ici, nous vous avons toujours dit que la procrastination n’était pas la meilleure des attitudes face à une charge de travail. Cette fois, nous allons vous dire tout le contraire. Il est parfois important de reporter une tâche à un autre moment de la journée, voire à un autre jour. En effet, si le temps passé à ne rien faire n’est pas payant, surcharger vos journées ne vous apportera rien de bon. Il est donc parfois préférable de reporter une réunion ou de mieux estimer le temps nécessaire pour remplir une tâche que de vouloir tout mettre la même journée, au risque de décevoir deux fois : la personne pour laquelle vous travaillez et vous-même.
Apprenez à dire ‘non’… Gentiment, mais ‘non’…
Que ce soit vis-à-vis d’un client ou d’un collaborateur, il n’est pas toujours facile de dire ‘non’. On imagine cela souvent comme un couperet qui vient altérer de bonnes relations commerciales ou d’équipe. Mais votre peur d’être mal vu suffira-t-elle à vous faire supporter la surcharge de travail qu’un oui peut entraîner ? En effet, ne pas dire non revient très souvent à ajouter des tâches à une liste qui n’en finit déjà pas. Pourtant, il est possible de dire ‘non’. Le plus souvent, il suffit d’expliquer à la personne concernée pourquoi il vous est impossible pour vous d’acquiescer ? Une solution à ce dilemme est très certainement d’apporter une solution à la personne à qui vous avez dû dire non. À ce stade, votre ‘non’ ne sera plus un ‘non’ définitif, mais bien un ‘non, mais…’, ce qui change la donne.
Une saine collaboration vous fera gagner du temps
Il est assez rare que l’on puisse travailler seul(e). En effet, à vouloir être bon en tout, on n’est souvent bon en rien. Du coup, on perd énormément de temps dans des tâches que l’on pourrait confier à d’autres, plus experts en ces matières précises. Mais si déléguer est le premier pas vers une meilleure gestion du temps, votre capacité à organiser la communication entre ces différents experts et vous sera très certainement le lien qui permettra de gagner du temps en de nombreuses circonstances. Un conseil dans le conseil : préparez vos réunions avec soin, précisez-en le timing et assurez-vous que celui-ci soit respecté. Vous pourrez alors gagner un temps précieux que vous pourrez mettre au service de votre activité professionnelle.
Prioritisez tout ce que vous faites !
Nous vous avons déjà parlé du bienfait des to-do-list dans la gestion de votre temps. Faites toutefois attention à ne pas créer des listes interminables qui vous grignoteront plus de temps à les lire qu’il n’en faut pour exécuter les tâches qui s’y trouvent. Ne manquez pas, une fois votre liste des choses à faire rédigées, de placer les différents éléments qui s’y trouvent par ordre d’importance. Vous pouvez les numéroter ou leur donner un code couleur, mais sachez, d’un coup d’œil, les choses que vous devez faire en urgence et celles que vous pouvez laisser à un autre moment. N’hésitez pas à supprimer certaines tâches réellement inutiles ou à en confier d’autres à ces collaborateurs dont nous parlions précédemment.
Offrez-vous du temps pour les imprévus
Il peut paraître étrange de vous conseiller de ne pas remplir votre agenda de manière trop importante alors que, si vous lisez ces lignes, c’est que vous avez justement un problème de temps. Rappelez-vous néanmoins que, dans le cadre d’une activité professionnelle, les événements ne sont pas figés. Certaines choses importantes peuvent donc apparaître à faire de manière inopinée. Si vous ne souhaitez surcharger vos journées et ainsi perdre en efficacité, il est primordial de garder du temps pour les imprévus et autres urgences. Vous n’avez pas dû utiliser ce temps miraculeusement laissé à portée de main. Profitez-en pour effectuer des tâches moins importantes que vous laissez sur le côté depuis bien trop longtemps. Vous pouvez aussi vous accorder du temps pour vous parce que, au final, en gérant aussi bien votre temps, vous l’avez bien mérité.
Prévoyez les éventuels retards et adaptez votre planning en conséquence
Bien gérer son temps ne consiste pas seulement à avoir un agenda tenu à jour. Il est possible que vous vous trompiez parfois dans l’évaluation du temps nécessaire à remplir une tâche. Il est important de savoir vous évaluer au fur et à mesure que vous effectuez une mission. Cela vous permettra, le cas échéant, de replanifier la mission assez tôt pour que cela n’ait pas de conséquences. En effet, un client préférera toujours être informé suffisamment tôt que le produit que vous lui destinez prendra un peu plus de temps à arriver que de s’organiser pour la réception dudit produit et d’apprendre le jour même que cela ne pourra pas se faire.
Bien gérer son temps, c’est aussi apprendre à se connaître
Tous les conseils que nous venons de vous donner sont une chose, mais ne pourront jamais être correctement appliqués si vous n’avez pas un minimum de connaissances de vous-même. En effet, pour mettre à bien tous ces conseils, vous devez connaître vos connaissances, votre expertise ainsi que votre vitesse de travail. À ce niveau, nous sommes tous différents. Il est important de s’autoévaluer pour mettre en place la meilleure des stratégies en gestion du temps.
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