Que l’on soit dirigeant d’une PME ou indépendant(e), l’échéance approche : la facturation électronique sera une obligation légale au 1er janvier 2026. Il est dès lors important de s’y préparer et de répondre aux principales questions que tout entrepreneur est en droit de se poser.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
L’indépendant qui, aujourd’hui, crée ses factures dans un tableau et envoie une sauvegarde en PDF à ses clients pourrait croire déjà faire de la facturation électronique. Mais la réalité est un peu plus subtile, voire plus complexe. Les factures en PDF sont des factures ordinaires qui s’apparentent à celles envoyées depuis toujours par courrier ou par fax. La facture électronique est dite « structurée ». Cela signifie qu’elle prend un format permettant son traitement automatique et sa lecture par de nombreux logiciels, notamment de comptabilité.
Que signifie le qualificatif « structurée » pour une facture électronique ?
Pour faire bref, la facture électronique telle qu’imposée en 2026 est une facture ressemblant à s’y méprendre à une facture en PDF, sinon que celle-ci bénéficie également d’une combinaison avec un fichier .XML, lui-même structuré au format UBL. Là encore, sans entrer dans les détails techniques, cela signifie que votre facture électronique disposera de balises qui permettront un échange d’informations standardisé et une automatisation du traitement des données.
Pourquoi Peppol est-il un nom à retenir d’ici 2026 ?
L’obligation d’utiliser la facturation électronique se double de celle d’envoyer lesdites factures via le réseau Peppol. Il s’agit d’un réseau fermé, notamment financé par la Commission européenne, qui permet l’échange de documents commerciaux numériques tels que les factures, mais aussi les bons de commande, les devis… Le fonctionnement est assez simple. Une fois votre facture émise, elle sera envoyée sur le réseau Peppol depuis vos coordonnées de connexion. C’est ce même réseau Peppol qui se chargera ensuite de redistribuer la facture, le devis ou le bon de commande vers le point d’accès de votre client.
De manière pragmatique, comment établir une facture électronique ?
Si vous aviez l’habitude de facturer à l’aide d’un logiciel comme Word ou Excel, vous allez devoir modifier vos usages. En effet, pour être lisibles par Peppol, vos factures doivent être créées à l’aide d’applications dites conformes. Une liste de plusieurs centaines de ces logiciels – et qui ne demande qu’à croître – est déjà disponible. Certains d’entre eux permettront même de servir de point d’accès à Peppol et ainsi d’envoyer ou de recevoir des e-factures. Attention, si vous travaillez avec un comptable, pensez, avant de choisir un logiciel pour établir vos e-factures, à déterminer avec lui le logiciel qui convient le mieux et qui, notamment, est compatible avec ses propres logiciels de traitement de vos données.
La facturation électronique va-t-elle engendrer des frais ?
S’il est difficile aujourd’hui de dire dans quelle mesure la facturation électronique va engendrer des coûts, on peut d’ores et déjà affirmer que, oui, la facturation électronique représentera des frais professionnels, notamment par l’abonnement à un logiciel certifié permettant cette facturation électronique. Différentes entreprises travaillent à des plateformes plus ou moins ergonomiques afin de rendre ce passage à la facturation électronique plus simple que jamais. À titre indicatif, on parle ici de quelques euros à un peu plus de 20 euros par mois en fonction de l’utilisation que vous ferez des logiciels choisis.
Êtes-on obligé de passer à la facturation électronique ?
Il existe quelques exceptions qui évitent de devoir passer à la facturation électronique :
- Vous êtes indépendant(e) non soumis(e) à la TVA.
- Vous facturez une entreprise à l’international.
- Vous adressez une facture à un consommateur non professionnel.
Il est toutefois important de tenir compte du fait que, en tant que professionnel, vous devrez disposer d’un point d’accès à Peppol pour pouvoir recevoir les factures et autres documents compatibles de vos fournisseurs.
Est-il possible de combiner facturation électronique et facturation classique ?
Il est bien évidemment possible de continuer à facturer de manière classique jusqu’au 31 décembre 2025. IL est aussi possible de se lancer dans la facturation électronique, mais il est alors nécessaire d’avoir l’accord de ses clients. Une fois arrivé en 2026, il sera toujours possible d’envoyer une facture en PDF, mais établir la même facture via un logiciel de facturation électronique sera obligatoire. C’est d’ailleurs cette dernière qui sera considérée comme légalement conforme.
Des sanctions sont-elles prévues ?
Il est difficile de dire quelles seront les sanctions concernant le non-respect de l’obligation de facturation électronique, puisque l’arrêté royal concernant lesdites sanctions n’a toujours pas été publié. À l’inverse, il semblerait que les frais professionnels liés à la facturation électronique seraient éligibles, notamment pour les indépendants et PME à une déduction fiscale allant jusqu’à 120%. De quoi atténuer l’impact d’une telle mesure. Vous avez des questions sur les chiffres de votre entreprise ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner sur l’optimisation fiscale de vos revenus.
