Vous avez créé votre société, mis tout en œuvre pour faire croître celle-ci et, à l’heure d’engager du personnel, vous devez fournir à celui-ci les outils nécessaires à la réalisation de ses tâches. Parmi ceux-ci, un ordinateur portable semble, à l’heure où quelques journées de télétravail sont devenues la norme, un indispensable. Il est alors important de faire respecter 5 règles.
Les investissements dans du matériel efficace sont importants. Au moment de confier du matériel informatique à votre personnel, il est important d’accompagner celui-ci d’une charte d’utilisation qui vous permettra de garantir une durée de vie suffisante à ce matériel. Cinq règles importantes doivent être respectées.
Limitez l’usage du matériel à la sphère professionnelle
Quel que soit le matériel mis à disposition, il est important que celui-ci ne soit utilisé que dans le cadre des missions confiées. Cela peut paraître une règle un peu rude, mais il y va de la sécurité du travail effectué avec ce matériel. Si on passera assez rapidement sur l’accélération de l’usure du matériel quand il est utilisé à des fins personnelles en plus des tâches professionnelles, l’usage personnel du matériel informatique mis à disposition peut entraîner d’autres dysfonctionnements :
- Le téléchargement de différentes applications, moins bien protégées que celles proposées par votre service IT, vous fait courir le risque de virus et autres logiciels malveillants qui se répandront sur l’ensemble de votre réseau informatique.
- La présence de contenus illégaux sur un support appartenant à votre entreprise peut, en cas de contrôle, vous être reprochée.
Enfin, plus un ordinateur contiendra du contenu personnel et des applications liées à la sphère privée, plus les personnes qui utilisent ces dispositifs auront tendance à se laisser distraire.
Insistez sur l’utilisation en bon père de famille du matériel mis à disposition
Dans un monde idéal, toute personne recevant du matériel informatique de son employeur utilisera celui-ci avec les précautions d’usage qu’elle applique à ses propres dispositifs. Mais on sait que la réalité peut être fort différente. Il n’est donc pas inutile de rappeler quelques règles de conduite qui vous permettront de préserver le matériel mis à disposition :
- On ne mange ni ne boit à proximité de matériels électroniques.
- On nettoie régulièrement écrans et claviers.
- On évite les chocs et on utilise tout moyen de protection utile.
- On évite la chaleur, l’humidité et la poussière.
- On range son matériel à un endroit ad hoc en cas de non-utilisation.
Ces règles contraignantes permettent ici de repousser les dysfonctionnements très souvent chronophages et donc altérant la productivité des équipes.
Sécurisez (ou faites sécuriser) le traitement des données
Il est évident que, lors de l’utilisation du matériel informatique mis à disposition de vos employés, des données plus ou moins sensibles vont être traitées, voire échangées. Il est donc important de faire installer sur les différents dispositifs informatiques des systèmes de sécurité qui permettront de préserver la confidentialité de vos activités. Là encore, certaines bonnes pratiques permettront de remplir pleinement cette sécurisation.
- Les ordinateurs doivent être verrouillés à la fin de chaque utilisation.
- Les mots de passe doivent être forts et modifiés régulièrement.
- L’appareil doit être utilisé par une et une seule personne.
- Les logiciels de sécurité doivent être mis à jour régulièrement.
- Les consignes internes à l’entreprise doivent être respectées.
Les décisions de l’IT sont incontournables
Plus l’entreprise est importante, plus le recours à un service IT sera important. Celui-ci mettra en place, pour chaque ordinateur, des dispositifs garantissant la stabilité, la sécurité et les performances des appareils mis à disposition. Il est primordial de rappeler à chaque membre du personnel que les mises à jour programmées par l’IT ne sont pas juste un souhait de leur faire perdre du temps, que les règles d’interdiction automatique (notamment dans le cadre de l’installation de nouveaux logiciels) ne sont pas là pour les embêter et que les procédures de connexion à distance sont le plus souvent plus compliquées parce qu’elles répondent à un besoin accru de sécurisation.
Rappelez que le matériel est un prêt et doit être entretenu comme tel
Lorsqu’une personne loue une voiture, elle fait tout ce qui est en son pouvoir pour la conserver en bon état le temps de la location afin de ne pas subir de coûts supplémentaires. C’est un peu la même chose lorsqu’on parle du matériel informatique qu’une entreprise met à disposition de son personnel. Sauf que les coûts engendrés sont rarement répercutés sur les personnes qui ont altérés le bon fonctionnement d’un ordinateur ou d’un smartphone. Il est toutefois important de rappeler à toutes les personnes bénéficiant de ce matériel qu’il doit être rendu dans un état fonctionnel, propre et avec tous les périphériques fournis. Vous éviterez ainsi de devoir engager des frais lors, par exemple, de la démission d’un collaborateur et de l’engagement de son remplaçant. Vous avez des questions sur les chiffres de votre entreprise ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner sur l’optimisation fiscale de vos revenus.
