Force est de constater que la chasse aux tickets de parking, aux notes de restaurant ou à quelque facture prise en charge par votre employé est souvent une perte de temps et une source d’énervement au moment de rembourser toutes ces dépenses professionnelles. Avez-vous pensé à opter pour la solution du défraiement forfaitaire ? Une solution qui pourrait vous arranger en tant qu’employeur, mais qui n’est pas sans avantage pour vos employés.
Rappelons d’entrée de jeu que les remboursements effectués par l’employeur dans le cadre du remboursement des frais professionnels ne donnent pas lieu à des cotisations sociales puisqu’ils ne sont pas considérés comme des salaires.
Voyons maintenant ce qu’est le défraiement forfaitaire, ses avantages, ses inconvénients et comment le mettre en place.
Qu’est-ce que le défraiement forfaitaire ?
Le défraiement forfaitaire est considéré comme un avantage extralégal. Il permet à un employeur de rembourser chaque mois un montant fixe à l’un ou l’autre employé qui auraient engagé des frais dans l’exercice de leur fonction. Il n’est ainsi plus besoin pour l’employé de fournir des justificatifs et, pour l’employeur, de gérer ceux-ci. Déplacements, repas, télétravail sont autant de postes qui peuvent ouvrir à un défraiement forfaitaire. On connaît déjà tous les célèbres 0,4320 €/km pour les frais de déplacement en voiture (seulement si la voiture est une voiture privée et non payée par l’employeur), les frais de parking pouvant monter jusqu’à 15 euros par mois, le télétravail permettant de récupérer jusqu’à 151 euros par mois… Des défraiements qui sont exonérés de cotisations sociales, mais sous conditions.
Quelles sont les conditions pour voir les défraiements forfaitaires exonérés de cotisations sociales et d’impôts ?
Le législateur a souhaité encadrer la notion de défraiement forfaitaire pour les employés. Il faudra donc être en mesure, pour l’employeur, de démontrer trois choses :
- Les frais engagés doivent être logiques par rapport à la fonction du salarié.
- Le défraiement forfaitaire aura fait, au préalable, l’objet d’un contrat avec le salarié.
- Les montants versés par l’employeur ne peuvent dépasser des montants fixés annuellement par l’ONSS.
Rappelons-le, l’ONSS conserve le droit de demander des preuves de la réalité des frais engagés et de leur adéquation avec l’activité professionnelle.
Quels sont les avantages, pour l’employeur, d’opter pour le défraiement forfaitaire ?
Opter pour le défraiement forfaitaire présente différents avantages pour l’employeur. Nous en avons listé cinq :
- Le défraiement forfaitaire vous permet de gagner en simplicité administrative.
- Il est exonéré d’impôts et de cotisations sociales, ce qui permet également de réduire les charges patronales.
- Le défraiement forfaitaire est aussi une possibilité pour l’employeur de prévoir ses coûts futurs et d’ainsi mieux planifier ses budgets.
- Il offre un argument supplémentaire pour se montrer plus attractif sur le marché du travail et consolider la satisfaction des employés dans leur cadre professionnel.
- En tant qu’employeur, vous diminuez les risques de litige avec le fisc ou l’ONSS une fois que ces organismes ont accepté les frais engagés.
Bien évidemment, le système des défraiements forfaitaires présente aussi des inconvénients :
- Le système offre moins de flexibilité en ne tenant pas compte des frais réels.
- Les défraiements forfaitaires ne vous mettent pas à l’abri, en tant qu’employeur, des contrôles du fisc et de l’ONSS qui pourront toujours demander des justificatifs.
- Certaines fonctions ne sont tout simplement pas adaptées au défraiement forfaitaire. En cas de contrôle, un remboursement pourrait ainsi être jugé comme irrecevable.
- La loi prévoit des plafonds relativement stricts et adaptés chaque année. Si les frais sont plus importants et que le choix s’est porté sur les défraiements forfaitaires, l’excédent sera considéré comme un avantage de toute nature qui, lui, est imposable.
En bref, 5 points à retenir dans le cadre du défraiement forfaitaire…
Le défraiement forfaitaire :
- Est exonéré d’impôts et de cotisations sociales (sous conditions)
- Est plafonné de manière stricte (5.750 euros pour l’exercice d’imposition 2025).
- Nécessite de toujours pouvoir être justifié, notamment par une description de fonction et par des justificatifs collectés par l’employé exerçant cette fonction.
- Ne permet pas de cumuler avec des frais réels. Employeur et employé doivent faire un choix exclusif entre un système et l’autre.
- Est toujours susceptible de faire l’objet d’un contrôle fiscal et de donner lieu à un redressement si toutes les preuves ne peuvent être réunies.
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