Il n’y a pas que le mois de janvier pour prendre de bonnes résolutions. Les mois d’été qui s’annoncent sont également l’occasion de faire le point sur ces petites choses qui vous permettront, en tant que dirigeant d’entreprise ou manager, de gagner en productivité. Et, comme nous le savons tous, plus de productivité, c’est plus de chiffres et donc, forcément, cela nous intéresse.
Que ce soit dans la chaleur moite de votre bureau où la climatisation a rendu l’âme ou au bord d’une plage balayée d’une légère bise bienfaitrice, vous faites le même constat : votre productivité n’est plus au top et vous le ressentez dans les chiffres de votre activité commerciale. Et si vous réfléchissiez à votre organisation et comment optimiser celle-ci ?
Soyez certain·e d’être indispensable pour cette réunion
Si votre présence est incontournable pour certaines réunions stratégiques réunissant vos équipes, posez-vous la question de savoir s’il est réellement utile d’assister à toutes les réunions organisées au sein de celle-ci et auxquelles on vous invite le plus souvent par réflexe. La réunionite est un mal de notre époque qui est non seulement chronophage, mais qui a le don de détruire votre concentration pour de nombreuses heures, avant et après chaque réunion. Bien souvent, la lecture d’une compte-rendu de réunion suffira à vous tenir au courant de ce qui s’est dit et de prendre les décisions importantes qui auront un réel impact sur les chiffres de votre entreprise.
Organisez votre journée en toute logique
L’esprit humain est ainsi fait que l’on désire souvent reporter les tâches le plus ardues, mais que, dans le même temps, on est incapable de ne pas y penser. Conséquence : on ne fait ni les tâches difficiles ni les choses plus simples. Il peut donc être utile, pour gagner en productivité, de s’atteler dès le matin à accomplir ce qui est plus compliqué, simplement pour l’avoir hors de la tête et pouvoir poursuivre sa journée dans les meilleures conditions. Posez-vous également la question de savoir si vous êtes réellement la bonne personne pour accomplir cette mission et voyez si vous ne pouvez pas la déléguer pour, une fois encore, gagner un temps précieux.
Il est également souvent préférable de se consacrer pleinement à une tâche plutôt que de vouloir en réaliser plusieurs en une fois. Différentes études ont démontré que 98% des personnes interrogées sont incapables de pratiquer deux tâches en même temps. Êtes-vous sûr·e de faire partie des 2% restants ?
Gérez votre boîte d’e-mails avec précision et le web avec parcimonie
Que ce soit sur smartphone ou sur l’écran de votre ordinateur, votre boîte mail et ce petit cercle rouge qui vous indique combien de mails sont en attente sont des killers de votre productivité. En effet, si vous avez déjà tendance à vérifier si vous avez reçu un nouveau message ou non – sans pour autant que celui-ci soit utile à la bonne réalisation de vos tâches du moment – cela ne s’arrangera pas si vous avez constamment sous les yeux un indicateur qui vous montre que, justement, les messages, ce n’est pas ce qui manque. Retirez l’application de votre barre des tâches et supprimez les notifications vous indiquant que vous avez reçu un nouveau message. Prévoyez ensuite des plages horaires dédiées à la gestion de vos mails. Vous gagnerez ainsi un temps précieux que vous pourrez consacrer à d’autres tâches, voire même à prendre ces moments de pause tout autant nécessaires à la bonne réalisation de vos missions.
Est-il besoin de préciser que ces règles fonctionnent également pour vos périodes de surf sur le web et les réseaux sociaux. Ceux-ci sont construits pour vous y passiez le maximum de temps. Là encore, réserver des plages horaires vous permettra très certainement de gagner du temps. À l’inverse, ne vous privez pas, si cela est votre cas, de profiter de moments de détente pour aller découvrir les nouvelles tendances du net.
(Re)Déterminez vos priorités et optimisez votre agenda
Toutes ces petites choses qui nous occupent sont terriblement prenantes. Sans doute plus que les réelles priorités qui nous permettront de faire avancer notre activité professionnelle et donc d’augmenter les revenus qui y sont liés. Il est donc primordial de pouvoir différencier ce qui est important pour la vie de son activité professionnelle de ce qui ne l’est pas. Un dossier rentable est souvent plus important qu’une dizaine de petites réunions inutiles (on y revient).
Se concentrer sur ce qui est important permet également de mettre un peu d’ordre dans son agenda. Nombreuses sont les personnes convaincues que leur emploi a de l’importance parce que leur agenda est plein d’annotations. Toutefois, cela représente le plus souvent des pertes de temps à répétition. En y ajoutant uniquement les moments réellement utiles, vous gagnerez là encore du temps que vous pourrez consacrer à d’autres moments tout aussi importants, qu’ils soient professionnels ou de loisirs.
Évitez la procrastination et prenez du temps pour vous
Un dernier conseil avant de vous laisser repartir vers votre roman de l’été, votre punch et un coucher de soleil que ceux restés au bureau préfèrent ne pas imaginer. Évitez de remettre au lendemain ce que vous pouvez faire le jour même. Cela vous permettra de mieux gérer votre agenda et de ne pas devoir effectuer des tâches dévolues à un autre jour.
Là encore, l’idée n’est pas tellement de vous faire travailler sans relâche, mais bien de profiter de ces moments où vous ne devez pas travailler pour vous adonner à l’un ou l’autre loisir ou, mieux encore, d’effectuer cette fameuse sieste que certains médecins disent être salvatrice. Vous avez des questions sur les chiffres de votre entreprise ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner sur l’optimisation fiscale de vos revenus.
