Que vous soyez indépendant ou que vous dirigiez une PME, vous avez fait le constat que les réseaux sociaux font partie intégrante de la vie de votre activité professionnelle, que ce soit parce que vous y faites promotions de vos produits et services ou tout simplement parce qu’il est difficile pour vous comme pour vos collaborateurs de faire face à l’envie « d’aller jeter un œil ».
Il reste à garder à l’esprit les risques liés aux réseaux sociaux au sein de votre entreprise ou activité professionnelle, de savoir ce que la législation met à votre disposition pour garder le contrôle, mais aussi de savoir ce que vous pouvez faire au sein de votre entreprise pour que les réseaux sociaux soient plus un partenaire qu’un ennemi.
Les risques liés à l’utilisation des réseaux sociaux en entreprise
Les principaux risques que nous allons répertorier ci-dessous auront pour conséquences de coûter de l’argent à l’entreprise, que ce soit de manière directe ou indirecte. Ciblons les quatre risques principaux :
- Les messages diffusés sur les réseaux sociaux peuvent entraîner une atteinte à la réputation. Les choses étant virales par nature sur Internet, votre entreprise risque à ce moment de pâtir d’une image qui n’est pas réellement la sienne. Toutefois, le mal est fait et cela peut se traduire par une baisse du chiffre d’affaires, mais aussi une augmentation des investissements en communication pour contrecarrer les effets dévastateurs des messages en ligne.
- Vous prenez le risque de voir des informations confidentielles, liées à votre entreprise, mais aussi à vos clients, s’échapper sur des réseaux le plus souvent incontrôlables. Imaginez que vos secrets de fabrication ou des plans prévisionnels de vos clients soient divulgués avant qu’ils aient produit tous leurs effets, et ce sont des pertes sèches tant pour vous que pour vos clients. Nous ne parlons pas ici des suites judiciaires qui pourraient être données à la divulgation d’informations confidentielles.
- Cela peut paraître idiot, mais chaque minute que vous passez sur les réseaux sociaux (si ce n’est pas pour améliorer la communication de votre entreprise) ou que vos collaborateurs passent sur les réseaux sociaux est une perte de productivité évidente. En effet, outre le temps effectif passé sur les réseaux sociaux, des études démontrent que la perte de concentration entraîne des erreurs et des errements qui peuvent entraîner des pertes financières importantes.
- Si vous accordez le droit à certains de vos collaborateurs de publier sur les réseaux sociaux au nom de votre entreprise, rappelez-vous que tout ne peut pas être dit et que, parfois, la responsabilité de l’entreprise peut être engagée, notamment par un non-respect de réglementations comme le RGPD, la violation du secret professionnel ou encore la diffamation, par exemple, de concurrents.
Que pouvez-vous faire, en entreprise, pour légalement contrôler les réseaux sociaux ?
Il n’existe pas (encore) de loi spécifique pour que les entreprises puissent contrôler les réseaux sociaux en leur sein. C’est le droit du travail qui sera pris en compte en cas de faute avérée. Notons, d’entrée de jeu, qu’en tant qu’employeur, vous pouvez contrôler l’utilisation faite du matériel informatique de l’entreprise si cela est inscrit dans le droit du travail. Bien évidemment diffamation et divulgation de secrets font partie des interdits. Intéressons-nous à six points-clés :
- L’établissement de règles claires dans le contrat de travail est indispensable pour éviter tout litige futur. Si vous souhaitez contrôler l’usage des réseaux sociaux, vos collaborateurs doivent en être avertis.
- Ce droit de contrôle est limité. Il peut se faire concernant le matériel de l’entreprise utilisé, mais aussi dans le cadre des heures de travail. En dehors de ces conditions, il s’agit de respecter la vie privée du collaborateur.
- Les tribunaux devront trancher si des messages litigieux sont considérés comme faisant partie de la vie privée ou de la vie professionnelle. En tant qu’employeur, vous n’avez pas de droit sur les messages à titre privé.
- Il est évident qu’un devoir de loyauté impose au travailleur de ne pas dénigrer l’entreprise qui l’emploie, ses produits ou encore ses collègues. Le non-respect de cette règle permet le licenciement pour faute grave.
- Dans les règles, en général, on estime que le contrôle reste permis pour protéger les intérêts économiques de l’entreprise, mais aussi pour assurer, sujet brûlant actuellement, la sécurité informatique de l’entreprise.
- Notons que, légalement, quand une publication est effectuée sur les réseaux sociaux au nom de l’entreprise, celle-ci a obligation de publier ses données d’identification, comme son numéro à la BCE ou son adresse.
Ce que vous pouvez faire pour encadrer les réseaux sociaux au sein de votre entreprise
Prévenir, c’est souvent guérir et, dans le cadre d’une activité professionnelle, c’est souvent éviter des frais, voire des pertes financières importantes. Si vous souhaitez maîtriser les réseaux sociaux en entreprise, il est des choses à mettre en place assez facilement.
- Mettez en place une charte claire qui permettra de définir ce qui est permis ou non de diffuser sur les réseaux sociaux (pour autant que le message soit lié de près ou de loin à l’entreprise).
- Sensibilisez chacun au sein de l’entreprise des dangers que représentent les réseaux sociaux pour la pérennité de l’entreprise.
- Définissez une politique de communication claire qui permettra de savoir qui publie quoi et quand. La cohésion des messages permettra là d’apporter une plus-value à l’entreprise.
- Encadrez l’usage des réseaux sociaux, tout en conservant une forme de flexibilité afin que les libertés individuelles soient autant respectées que la réputation de votre entreprise.
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