À l’heure de payer des impôts pour votre société ou dans le cadre de votre activité d’indépendant, deux paramètres sont primordiaux : votre chiffre d’affaires et les frais professionnels engagés. En fonction de la déductibilité fiscale de ces derniers, vous pourrez calculer votre revenu annuel net. C’est celui-ci qui servira de base de déterminer la hauteur de votre imposition. Autant dire qu’il est important de savoir ce qui est déductible de ce qui ne l’est pas, mais aussi de savoir dans quelle proportion cette déductibilité s’applique. Un exercice que pratique quotidiennement votre comptable-fiscaliste, mais qui mérite malgré tout une mise au point.
Elle est illusoire cette situation où l’on pense que toutes les dépenses que l’on effectue dans le cadre de son activité professionnelle sont déductibles à 100%. Les règles sont strictes et les indépendants déchantent souvent à l’heure d’un contrôle fiscal. Autant, dès lors, savoir de quoi on parle dès le départ.
4 conditions sont requises pour parler de frais professionnels
De manière générale, on peut dire que les frais que vous effectuez dans le cadre de votre activité professionnelle sont déductibles. Mais le législateur a tenu à être plus précis et à établir quatre caractéristiques indispensables à la qualification de frais professionnels fiscalement déductibles.
- Les frais professionnels doivent être en lien avec votre activité. Cela pourra être le cas ou seulement pour partie.
- Les frais professionnels que l’on souhaite déduire doivent avoir été consentis durant l’année fiscale pour laquelle on appelle à la déductibilité.
- Les frais professionnels ont été effectués avec le but précis de générer ou de conserver les revenus de votre activité professionnelle.
- Les frais professionnels ne peuvent être fiscalement déduits que si une facture, une addition ou toute autre preuve peut être officiellement établie.
Certains frais professionnels sont entièrement déductibles
On estime que les frais consécutifs à l’exercice de son activité professionnelle sont entièrement déductibles. Mais des nuances doivent être apportées. Même si la liste suivante n’est pas exhaustive, elle vous permettra malgré tout de vous faire une idée sur la question. Nous parlerons donc de frais entièrement déductibles dans les situations suivantes :
- Les frais d’hébergement. Ceux-ci comprennent les loyers, les factures énergétiques, les prêts hypothécaires… Toutefois, si votre activité professionnelle s’effectue depuis chez vous, la déductibilité se fera au prorata du ratio activité professionnelle – vie privée. Exemple : si l’espace dédié à votre activité professionnelle représente 20% de votre maison, les frais inhérents à cette même maison seront déductibles à hauteur de 20%.
- Les frais de communication. Ceux-ci vous permettent de faire connaître votre entreprise, votre activité professionnelle, un produit ou un service en particulier. Bien évidemment, ces frais de communication ou de publicité doivent faire l’objet de factures et des preuves indispensables à la déductibilité.
- Les frais de matériel. Que ce soit du matériel informatique ou des outils de production, si ceux-ci sont liés à votre activité professionnelle, vous pourrez les déduire fiscalement à 100%.
- Les vêtements professionnels. Il est important ici d’insister sur le caractère professionnel des vêtements achetés. Il s’agira plus spécifiquement d’un uniforme ou de vêtements de sécurité. Il est extrêmement rare que l’on puisse déduire l’achat d’un costume, même si l’on doit en enfiler un chaque jour de travail. Le cas échéant, et si vous pouvez faire la preuve de leur nécessité d’un point de vue professionnel, ces achats pourront se retrouver dans les frais de représentation.
- Les frais de représentation sont, justement, des frais généraux indispensables au bon déroulement de votre activité professionnelle. On parle ici de parking, d’hôtel, de transport…
- Les cotisations sociales et les assurances professionnelles font, elles aussi, partie des frais professionnels déductibles à 100% d’un point de vue fiscal.
- Les frais de consultance peuvent, eux aussi, être déduits à 100%. Raison pour laquelle les notes d’honoraires et factures remises par votre comptable-fiscaliste sont déductibles fiscalement à 100%.
Certains frais professionnels ne sont que partiellement déductibles
De par leur nature et leur côté mixte, certains frais pourtant qualifiés de professionnels ne sont déductibles que partiellement. On parle ici :
- Des frais de réception et des cadeaux d’affaires qui ne bénéficieront que d’une déductibilité à 50%.
- Des frais de restaurant qui ne sont déductible squ’à 69%.
- Des frais de déplacement professionnels qui mériteraient un sujet à part entière puisqu’ils pourront être pris de manière forfaitaire, mais aussi sur base des frais réels. Il faudra alors déterminer si les frais de déplacement sont liés à un trajet domicile-travail ou si cela concerne d’autres déplacements professionnels.
Les investissements à long terme permettent d’étaler la déductibilité
Il est intéressant de noter que certains investissements, d’une valeur plus importante, peuvent être amortis sur plusieurs années. On pense ici à l’achat d’un véhicule professionnel ou d’un dispositif informatique plus important. Vous pourrez alors déduire vos frais d’amortissement sur plusieurs années.
Vous avez également la possibilité d’opter pour le montant forfaitaire légal. C’est le choix des indépendants qui ont peu ou prou de frais professionnels et qui ne désirent pas perdre trop de temps dans une comptabilité d’autant plus fastidieuse qu’elle ne mène qu’à peu d’avantages. Attention toutefois de noter que les frais forfaitaires qui représentent un pourcentage du chiffre d’affaires sont également plafonnés.
Vous avez des questions sur la déductibilité fiscale de vos frais professionnels ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous guider vers une solution adaptée à vos besoins.
