Aujourd’hui, communiquer par e-mail est devenu la norme. Il ne faut pas pour autant oublier que la rédaction d’un e-mail prend du temps. Autant que ce temps investi le soit de manière efficace. Parce que ce qui prend encore plus de temps que de rédiger un e-mail à un client, un partenaire, un fournisseur ou un prospect, c’est de devoir expliquer ce qui ne l’a pas bien été dans ledit e-mail.
Nous vous apportons donc sept conseils utiles qui vous permettront d’améliorer la qualité de vos e-mails. Vous gagnerez du temps, de la pertinence et, osons le dire, des commandes de produits et services.
N’écrivez jamais un e-mail sous le coup de l’émotion
Qu’elles soient positives ou négatives, les émotions sont mauvaises conseillères pour écrire un e-mail cohérent. Pensez à prendre un peu de temps pour réfléchir à ce que vous allez dire et à la structure que vous allez donner à votre e-mail. Vous pourrez ainsi mener de manière naturelle votre lecteur de la découverte de votre objet d’e-mail à la fin de celui-ci qui, idéalement, doit être une invitation au passage à l’acte.
Soyez court et percutant
Si rédiger un e-mail prend du temps, le lire en prend également. Pensez donc à être aussi simple que possible dans votre manière de rédiger, mais aussi dans votre manière de présenter les éléments de votre argumentaire. Vous offrez ainsi la possibilité à votre destinataire d’aller jusqu’au bout de l’e-mail et, pourquoi pas, de passer à l’action. Si votre e-mail est trop compliqué à lire, il y a de fortes chances qu’il passe à la corbeille avant même d’avoir espéré atteindre ses objectifs.
Réfléchissez à qui vous parlez et adoptez le bon ton
Vous n’écrirez pas un e-mail de la même manière si vous parlez à un collaborateur, un associé, un prospect, un client ou un fournisseur. Trouvez le ton idéal pour que la personne à qui vous envoyez l’e-mail se sente concernée par celui-ci. En outre, optez pour un ton qui est en phase avec votre intention première. Exemple caricatural s’il en est : inutile de tutoyer un prospect ou d’être trop formel avec un collègue que vous croisez tous les jours.
Partez d’un « problème » pour arriver à une « solution »
Il est important que, très rapidement, le destinataire de votre e-mail comprenne pourquoi vous lui écrivez. Idéalement, cette perception doit se faire dès l’objet de l’e-mail. Vous pouvez ainsi attirer son attention, lui indiquer les solutions envisageables et lui offrir la possibilité d’accéder à toutes ou partie de ces solutions. Votre e-mail est réellement utile et ne fera pas partie des nombreux e-mails supprimés avant même d’être lus.
Ne soyez pas redondant par apport à d’autres moyens de communication
En d’autres termes, ne ressassez pas les mêmes idées, les mêmes concepts, voire les mêmes solutions si vous avez déjà fait état de ceux-ci, par exemple, lors d’un appel téléphonique. Apportez des éléments nouveaux ou présentez votre e-mail comme un résumé de vos discussions passées avec le destinataire.
Privilégiez un sujet par e-mail
Histoire de renforcer l’idée de la simplicité, cherchez toujours à développer une idée par e-mail. En effet, vous ne savez pas le temps que le destinataire pourra consacrer à votre e-mail. En multipliant les sujets et en noyant certains d’entre eux dans d’autres informations, vous risquez de voir des éléments importants se perdre et ne pas être pris en compte.
Soyez parcimonieux dans l’envoi des e-mails
Le dernier conseil est peut-être le plus important. N’envoyez pas des e-mails à tort et à travers. En effet, vous risquez rapidement de lasser les gens et de voir ceux-ci se détourner de votre communication sans même y prêter la moindre attention. N’écrivez des e-mails que si c’est nécessaire et, bien évidemment, s’il respecte les quelques conseils précédents. Vous avez des questions sur les chiffres de votre entreprise ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner sur l’optimisation fiscale de vos revenus.
