Employés, indépendants ou dirigeants d’entreprise, nous connaissons tous le même problème : nos messageries électroniques débordent d’e-mails et nous manquons de temps pour les gérer. Le problème a d’ailleurs tendance à s’accroître avec l’émergence dans la sphère professionnelle de solutions de messageries instantanées. Il est pourtant possible d’optimiser la gestion de cette déferlante de communication.
Il y a d’abord les e-mails, puis viennent les communications Teams, les WhatsApp et autres Messenger… Et là, on ne vous parle que d’une infime partie de l’iceberg que constituent les nouveaux moyens de communication ? Autrefois réservés à la sphère privée, ils sont devenus la norme et, télétravail oblige, sont très souvent utilisés dans un environnement professionnel. Il faut toutefois raison garder et les conseils ci-dessous vous permettront de gérer mieux l’afflux d’informations, difficilement digérables si vous souhaitez conserver votre efficacité au travail.
Désactivez les notifications de toutes les applications
Que vous le vouliez ou non, chaque fois que vous recevez un message et que votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur émet un son, vous êtes irrémédiablement déconcentré(e). Il est donc préférable de désactiver toutes les notifications et de vous accorder, toutes les heures ou toutes les deux heures, quelques minutes pour vérifier vos différentes messageries. Vous pourrez alors déterminer les messages qui demandent une réponse rapide et vous y employer lorsque vous aurez terminé votre tâche en cours.
Choisissez un ou deux modes de communication
Chacun a ses préférences en termes de messagerie et de moyen de communication. Toutefois, il sera préférable de limiter à un ou deux modes de communication vos échanges de courriers ou messages électroniques. Vous évitez ainsi de devoir ouvrir de trop nombreuses applications, mais vous limitez aussi le risque de passer à côté d’un message important. Il peut être utile d’organiser une réunion permettant de déterminer ce que vous et vos collaborateurs attendez de ce genre de communication. Créer un groupe pour se parler de son dernier week-end à la Côte n’est pas forcément une démonstration d’efficacité.
Sélectionnez les destinataires de vos messages
Combien de fois par jour recevez-vous un message et vous demandez-vous pourquoi celui-ci vous a été envoyé ? C’est le mal du siècle : les messages sont envoyés avec tous les intervenants dans un projet sans aucune distinction. Certes, l’expéditeur est ainsi certain que toutes les personnes qui doivent recevoir l’information l’ont eue, mais il ne se rend pas compte à quel point, d’une part, il noie son information dans un flot continu de messages et, d’autre part, il fait perdre un temps précieux aux destinataires peu ou pas concernés par cette information précise. Ne faites pas aux autres ce qui vous ennuie au quotidien : quand vous transférez un message, réfléchissez à qui doit avoir ce message et limitez votre liste d’envoi à ces personnes.
Créez une seconde adresse ‘poubelle’
Très (trop) souvent, vous devez, pour accéder à un site, fournir une adresse électronique. Le souci est que ces adresses ainsi récoltées sont le plus souvent revendues à des fins de marketing. Vous êtes ainsi dans la liste d’envoi de nombreuses marques qui, sans réellement vous demander votre avis, vous inondent d’informations diverses et variées. Pour éviter de devoir perdre un précieux temps à la lecture de ces courriels, pensez à vous créer une adresse secondaire qui permettra de vous identifier sur de nombreux sites, mais surtout de voir les e-mails commerciaux ne plus encombrer votre boîte de messagerie électronique principale.
Rédigez des e-mails ou des messages limpides
Vous l’avez compris, les messages, qu’ils soient sous forme d’e-mails ou de dialogues dans une messagerie instantanée, sont très nombreux. Prenez soin de rédiger des messages clairs, sans ambiguïté. Vous gagnez ainsi en chance de voir votre message lu et l’information intégrée. Une règle assez simple, dans ce cadre, est de ne donner qu’une information par message. Cela permet à l’expéditeur de limiter son propos et au destinataire de comprendre directement la nature de l’information et ce qu’il va pouvoir en faire par après. Vous avez des questions sur la gestion de votre entreprise ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous guider vers une solution adaptée à vos besoins. Mais différentes pratiques vous verront voir votre entreprise se vider. Autant le savoir et tenter d’organiser les choses.
