Différents agissements au sein de votre entreprise peuvent coûter cher à celle-ci. Du simple vol à la divulgation de données confidentielles, vous pouvez nourrir le besoin de diligenter une enquête interne. Toutefois, enquêter sur un collaborateur ne peut se faire sans un cadre légal. On vous explique tout.
Une nouvelle loi, en application dès le 16 décembre prochain, établit ce cadre et vous impose de mettre en place un règlement préalable qui vous permettra de mener légalement certaines enquêtes internes.
Pas besoin de détective privé, vous êtes concerné par les enquêtes internes
Imaginons : vous avez des soupçons. Un collaborateur détourne de l’argent, transmet des informations à un concurrent, ne respecte pas les procédures mises en place ou commet tout simplement une faute grave. Afin de vérifier ce qu’il en est réellement, vous pouvez initier une enquête interne, et ce, sans forcément faire appel, comme ce serait le cas dans un mauvais film de série B, à un détective privé. Vous pouvez mener vous-même cette enquête ou, par exemple, demander à votre service des ressources humaines de le faire. On parle alors d’actes de recherche privée.
Depuis 2024, certaines règles sont établies pour éviter que des enquêtes soient initiées pour tout et n’importe quoi, mais surtout pour que ces enquêtes ne soient pas un moyen de pression sur l’un ou l’autre collaborateur.
Le législateur a ainsi établi un cadre auquel vous devez vous tenir si vous souhaitez lancer une enquête en interne. Vous devez ainsi disposer d’un intérêt légitime justifiant les investigations. La loi établit également les données sur lesquelles vous pouvez effectuer des recherches et les méthodes que vous pourrez utiliser afin de respecter, notamment, le droit à la vie privée de vos collaborateurs. Enfin, les conclusions de votre enquête devront être motivées si vous souhaitez éviter que la procédure ne se retourne contre vous ou votre entreprise.
La date du 16 décembre, date pivot dans le cadre des enquêtes internes
Si toutes les obligations dont nous avons parlé ci-dessus sont d’application depuis 2024, il est une règle supplémentaire qui entre en application le 16 décembre 2026, celle dite du règlement préalable. En effet, dès cette date, les employeurs qui souhaitent pouvoir mener des enquêtes relevant de la loi relative à la recherche privée et visant leurs propres travailleurs devront disposer d’un règlement préalable.
Ce règlement qui a pour objectif d’apporter de la transparence dans ce genre d’enquête, peut parfaitement être ajouté au règlement de travail. Ce règlement devra répondre aux questions suivantes :
- Quand une enquête peut-elle être ouverte ? Par exemple en cas de soupçon de vol.
- Qui mènera l’enquête ? Le dirigeant de l’entreprise ou son service de ressources humaines ?
- Quelles sont les différentes étapes de l’enquête ? Ou quand les personnes concernées seront-elles impliquées dans l’enquête ?
- Quelles sont les méthodes utilisées ? Et celles-ci sont-elles en phase avec les règles du RGPD ?
- Quels sont les droits des travailleurs visés par une enquête interne ?
- Quelles sont les conséquences en cas de confirmation desdites suspicions initiant l’enquête interne ?
Nombreuses sont les questions et, pour éviter toute forme de souci, il est important de les clarifier dans ce règlement. Ce point est d’autant plus important que les éléments recueillis doivent l’être dans un cadre lui aussi établi par la loi. Les enquêtes effectuées doivent ainsi être reprises dans un registre, préciser les investigations effectuées, les éventuels procès-verbaux établis et les conséquences inhérentes à la fin de l’une ou l’autre enquête.
L’absence de règlement peut avoir des conséquences désastreuses
Il est assez rare que l’on mène des enquêtes au sein de sa propre entreprise. Toutefois, cela peut arriver. Et si vous n’avez pas de règlement établi au 16 décembre ; toutes les conclusions apportées à votre enquête pourraient être considérées comme nulles et non avenues.
Imaginez : après enquête, vous avez établi qu’un collaborateur puisait régulièrement dans la caisse. Vous décidez donc de le licencier pour faute grave, sans indemnité. Le simple fait de ne pas avoir de règlement lié aux enquêtes internes peut annuler toute la procédure de licenciement. Vous pourriez alors être exposé à des frais.
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