Il peut paraître étrange de vous parler des vacances de l’année prochaine alors que l’on vient à peine de terminer Halloween et que l’on s’affaire à préparer les fêtes de fin d’année avec leur désormais incontournable dîner d’entreprise. Pourtant, il est temps d’y réfléchir dans les semaines, voire dans les jours à venir. La gestion des congés de vos collaborateurs et la préparation du calendrier 2027 méritent toute votre attention.
Si vous souhaitez établir une check-list des choses à faire, voici les questions que vous pourriez vous poser :
- Chacun a-t-il pris tous ses jours de congé ?
- Est-il possible de reporter certains jours sur 2027 ?
- Quels sont les jours fériés en 2027 nécessitant un jour de récupération ?
- Envisagez-vous une fermeture collective, par exemple entre les fêtes, et quelles sont les démarches à effectuer ?
- …
Les questions en matière de congé sont nombreuses et nous vous aidons à faire le point.
Il existe une date limite pour prendre ses congés légaux
La première chose à savoir est que, en Belgique, il existe une date limite pour prendre ses congés légaux et cette date est la 31 décembre 2026. La deuxième chose à savoir est que, malgré une croyance tenace, non, les congés légaux qui ne sont pas pris ne peuvent pas automatiquement être reportés à l’année suivante, en l’espèce 2027.
Il existe bien évidemment des exceptions comme lorsqu’une collaboratrice a pris un congé de maternité ou qu’un collaborateur a été en incapacité de travail pour cause de maladie ou d’accident. Les congés légaux peuvent alors être reportés jusqu’à 24 mois après l’année durant laquelle ils auraient dû être pris.
Rappelons que nous parlons ici des jours de congé légaux. Les règles en la matière ne concernent donc pas les autres jours de congé. Ainsi, les jours de congé liés à une réduction du temps de travail, les congés extralégaux, les congés liés à l’ancienneté ou encore les jours de congé propres à votre secteur d’activité peuvent faire l’objet d’un report sur 2027 à condition que des dispositions aient été prises en ce sens au moment de la signature du contrat de travail de votre collaborateur ou de votre collaboratrice.
Il est donc important, au sein de votre entreprise, de vérifier qui peut encore prendre quoi comme congés d’ici la fin de l’année et d’organiser ceux-ci pour que vous puissiez poursuivre votre activité dans les meilleures conditions.
Quid du remplacement des jours fériés pour 2026 et 2027 ?
Vous le savez, les jours fériés légaux qui tombent un dimanche ou un jour habituel d’inactivité doivent donner lieu à l’obtention d’un jour de repos rémunéré. Ceux-ci doivent être planifiés ou laissés au bon vouloir du collaborateur. Toutefois, ils doivent également être pris dans l’année concernée par le jour férié légal tombant un jour d’inactivité. Il est donc important, alors que la fin de l’année approche, de vérifier que tous les jours de compensation ont bien été attribués ou planifiés d’ici la fin de l’année.
L’occasion de déjà mettre en place le même système pour 2027, une année durant laquelle trois dates sont concernées par ce processus de compensation : le 1Er mai qui tombe un samedi, le 15 août qui est un dimanche et, une nouvelle fois, un samedi pour le 25 décembre. Si votre société ne travaille ni le samedi ni le dimanche, vous devrez remplacer ces trois jours fériés légaux par des jours de repos rémunérés.
Attention, vous pouvez organiser ces jours de remplacement pour 2027 dès maintenant, mais vous devez le faire avant le 15 décembre 2026 afin que les formalités de communication et d’affichage respectent les décisions légales en la matière. Votre secrétariat social pourra vous accompagner dans les démarches à entreprendre pour rester dans le cadre de la loi.
Envisagez-vous des vacances collectives pour 2027 ?
C’est une tradition ou simplement lié à votre secteur d’activités, vous fermez la société quelques jours en été ou entre les fêtes. A moins que ce ne soit la première fois. Cela peut être pratique, notamment si l’activité de votre entreprise est étroitement liée à la présence de l’ensemble de son personnel. Vous pouvez alors établir que tout le monde prend tout ou partie de ses congés légaux à une date fixe. Mais attention, ces périodes de fermeture ne peuvent bien évidemment pas être décidées au dernier moment.
Le législateur a effectivement prévu des procédures de concertation, et ce, d’autant plus si votre entreprise est soumise à une convention collective de travail. L’objectif est simple : permettre à chacun, une fois connaissance prise des dates de fermetures de l’entreprise, d’organiser ses vacances en conséquence.
Deux dates sont importantes à retenir en matière de congés légaux
Vous devez fixer les jours de remplacement collectifs des jours fériés tombant lors d’une période d’inactivité avant le 15 décembre 2026. Vous avez une quinzaine de jours supplémentaires, jusqu’au 31 décembre 2026, pour vérifier si chaque collaborateur a bel et bien pris ses jours de congé légaux ou si vous devez encore accorder l’un ou l’autre jour de remplacement. C’est également le moment idéal pour déterminer avec les collaborateurs concernés si des jours de congé légaux doivent ou non être reportés à l’année 2027 à la suite d’un arrêt de travail justifié.
Dernier point : pas de prime ou d’indemnité financière pour compenser les congés légaux
La loi est très claire : les congés légaux sui ne sont pas pris dans l’année sont définitivement perdus. Le droit aux congés légaux est donc important puisqu’un collaborateur peut recourir à la justice si, par exemple, vous l’empêcher de prendre ses congés légaux dans les délais.
Il existe deux exceptions à cette règle. La première est si vous mettez fin au contrat de travail du collaborateur. Vous devrez alors lui payer le pécule de vacances proportionnellement aux jours de congés légaux qui n’ont pas été pris. Attention, on parle ici de fin de contrat de travail et il peut alors s’agir d’un licenciement, mais aussi d’une démission ou d’un passage à la retraite. La seconde intervient si le collaborateur a été empêché de prendre ses jours de congé suite à une maladie, un accident du travail ou un congé de maternité. Vous êtes alors tenu de lui payer un pécule de vacances simple pour les jours non pris.
Dans ce dernier cas, et depuis 2024, il est également possible de reporter les jours de congé sur une période de 24 mois suivant l’année de référence (dans le cas présent, jusqu’au 31 décembre 2028).
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