On dit souvent que le temps, c’est de l’argent. Nous vous proposons donc d’en gagner un peu avec cet article qui, au final, vous permettra de passer moins de temps à lire vos e-mails tout en continuant à bénéficier de tous les avantages que ceux-ci revêtent. Gérer ses mails est aujourd’hui la voie royale pour gagner de nombreuses minutes, chaque jour, qui seront bien plus rentables si vous pouvez les consacrer à votre core-business.
On estime que, en moyenne, on reçoit tous entre 30 et 50 e-mails par jour. Ceux-ci représentent un certain temps de lecture et, contrairement à ce que l’on pourrait penser, même ceux que l’on ne lit pas sont chronophages. Il est donc indispensable de pouvoir gérer sa boîte mail efficacement, et ce, pour trois raisons. La première est que cela permettra de gagner en efficacité. Vous éviterez aussi que les e-mails deviennent un poids dans votre journée et que vous finissiez par craindre d’ouvrir votre messagerie électronique. Enfin, une boîte mail, c’est aussi de l’énergie et nous savons à quel point nous souhaitons tous, aujourd’hui, rendre nos entreprises, grandes ou petites, plus vertes. Ces arguments vous ont convaincu ? Nous allons donc nous employer à vous proposer quelques conseils judicieux.
C’est le printemps, le temps du grand nettoyage est venu
Jetez un œil à votre boîte mail. Combien y en a-t-il qui attendent tantôt d’être lus tantôt d’être classés ? Profitez de ce début de printemps pour faire un bon nettoyage. Tous les spams ? Direction la corbeille puis nettoyage de celle-ci. Les newsletters ? Si elles sont trop anciennes, elles n’ont plus le même intérêt. Si, si, même celle de Magecofi du mois de février 2022 qui traîne toujours dans votre boîte mail principale et qui ne manque pas d’attirer votre attention chaque fois que vous cherchez une autre information.
Prenez rendez-vous avec votre boîte mail
Le souci avec votre messagerie électronique, c’est que vous ressentez le besoin d’aller y jeter un œil, histoire de voir s’il n’y a pas un « truc » intéressant ou si un client ne vous a pas envoyé la commande de l’année. Sauf que, le plus souvent, ce sont des choses qui peuvent attendre ou qui peuvent tout simplement être ignorées. Et là, la perte de temps est réelle. Gagnez en efficacité et prenez des rendez-vous récurrents avec votre boîte mail. Cela peut même être une fois par heure, mais si votre besoin de vérifier les courriels entrants est à ce point forte, imposez-vous de ne pas y passer plus de dix minutes. Et là, déjà, cela représente presque deux heures par jour, soit une journée complète par semaine.
Ne soyez pas « trop » disponible
En étant constamment sur votre messagerie électronique, vous aurez cette envie de répondre directement aux e-mails qui vous sont envoyés. Pourtant, il est vraisemblable que ces e-mails ne nécessitent pas une réponse aussi rapide. Prenez le temps de juger de la nécessité de vous intéresser immédiatement à un mail. Cela peut attendre ? Placez-y un petit drapeau. Vous pourrez toujours y revenir plus tard et ne pas devoir faire un effort de concentration intense pour sortir de la tâche dans laquelle vous vous trouviez pour aborder un sujet souvent très différent.
Oubliez les notifications
Que ce soit sur votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur, oubliez les notifications pour votre boîte mail. C’est d’autant plus vrai si celles-ci sont sonores et risquent, en plus, de venir troubler la quiétude de votre espace de travail. De toute façon, si vous avez suivi notre conseil précédent, vous n’avez plus à savoir si un mail est entré ou non puisque, toutes les heures, vous allez vérifier ça. Si les notifications sont coupées, cela signifie que vous ne serez plus importuné(e) par votre boîte mail pendant 50 minutes d’affilée, une durée optimale pour se concentrer sur une tâche importante.
Classez vos e-mails et votre boîte mail
Dans un premier temps, donnez une importance à vos e-mails. D’un clic droit, il est désormais très facile d’accorder une couleur à vos e-mails. Les rouges seraient alors les plus urgents à traiter alors que les jaunes peuvent quasiment finir directement dans la corbeille. Vous pourrez ainsi, quand vous revenez dans votre messagerie, vous concentrer sur ce qui possède une réelle valeur. Dans un second temps, pensez à ranger les mails que vous voulez réellement conserver parce qu’ils ont une réelle importance (on ne parle pas ici des accusés de réception sauf si ceux-ci servent de preuve à la lecture d’un mail important). Votre boîte principale sera ainsi plus claire et plus rapide à parcourir.
Soyez un bon élève pour vos destinataires
Notre dernier conseil est de donner le bon exemple. Lorsque vous envoyez un e-mail, pensez à qui vous allez l’envoyer et si tous les destinataires sont concernés par cet envoi. Combien de fois vous êtes-vous demandé pourquoi vous receviez un mail sur un sujet qui ne vous concernait pas. Évitez que ce soit le cas chez d’autres avec vos propres e-mails. De même, soignez l’objet de vos e-mails afin que vos destinataires sachent très rapidement leur accorder un degré d’importance. Inutile de mettre « Urgent » en objet si vous n’avez besoin de la réponse qu’une semaine plus tard.
Vous avez des questions sur les chiffres de votre activité professionnelle ? Posez-les à Magecofi-Atecofi via son formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous guider vers une solution adaptée à vos besoins.
